Procedury dotyczące załatwiania spraw w zakresie badań naukowych oraz wyjazdów zagranicznych pracowników i przyjmowaniem gości zagranicznych w UEP

I. SKŁADANIE WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE BADAŃ

Wnioski o realizację projektów badawczych należy składać w DBNiWZ do dnia 10 lipca na konkurs lipcowy oraz do 10 stycznia na konkurs styczniowy;
Wnioski o dofinansowanie działalności statutowej składa się w terminie ustalonym przez Dziekanów;

II. INFORMACJA DOTYCZĄCA PROCEDUR WYDATKOWANIA ŚRODKÓW W RAMACH REALIZOWANYCH TEMATÓW BADAWCZYCH

wnioski o delegacje krajowe należy składać w DBNiWZ co najmniej 5 dni przed planowanym terminem wyjazdu. W formularzu należy dokładnie określić cel wyjazdu, jeżeli jest to udział w konferencji to dołączyć kwestionariusz zgłoszeniowy bądź inny dokument potwierdzający dane organizatora, temat, termin oraz miejsce

rachunki osobowe należy składać najpóźniej do ostatniego dnia każdego miesiąca (wypłata wynagrodzenia nastąpi 15 dnia następnego miesiąca)

zapotrzebowania na zakupy materiałów eksploatacyjnych (DSA) oraz biurowych (DZ) należy – po uzgodnieniu cen – przedłożyć w DBNiWZ w celu potwierdzenia środków

zapotrzebowania na książki (powyżej 150 euro) oraz inne zakupy (niezależnie od ich wartości) należy kierować do Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą i składać w DBNiWZ co najmniej 3 dni przed realizacją zakupu

opłaty konferencyjne (krajowe) - realizowane są na podstawie pisma kierowanego do Działu Finansowego za pośrednictwem DBNiWZ (podpisanego przez Kierownika Katedry), w którym należy podać niezbędne dane (organizator, konto i właściciel konta, kwota, źródło finansowania). Do pisma powinna być dołączona informacja od organizatorów, która zawiera temat konferencji, termin i miejsce oraz numer konta.

III. POZOSTAŁE PROCEDURY:

Procedura dotycząca wyjazdów zagranicznych

Działalność Wspomagająca Badania

Jednostki organizacyjne Uczelni składają wnioski na DWB w ramach wniosków na dofinansowanie działalności statutowej do DBNiWZ w terminie dokładnie określonym odpowiednim pismem według właściwego wzoru.

Zasady organizacji konferencji naukowych

na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu

1. Organizator konferencji przed rozpoczęciem innych działań, takich jak działalność informacyjna i promująca, oraz przed podjęciem zobowiązań wobec innych osób i instytucji zaangażowanych w przygotowanie konferencji powinien uzgodnić warunki organizacji konferencji z władzami Uczelni. Wniosek w tej sprawie należy złożyć w formie pisemnej prorektorowi ds. nauki i współpracy z zagranicą i uzyskać jego akceptację (za pośrednictwem DBNiWZ).

2. Dokumentacja powinna zawierać:

* nazwę i termin konferencji,
* krótki opis konferencji wraz z planowanym programem,
* nazwę jednostki organizującej konferencję oraz listę osób zaangażowanych w jej organizację,
* planowaną liczbę uczestników,
* kosztorys.

3. Konferencje organizowane są na zasadach samofinansowania. Oznacza to konieczność pokrycia przez organizatorów wszystkich kosztów rzeczywistych związanych z konferencją (opłaty konferencyjne, dotacje oraz środki sponsorów muszą więc pokryć wszelkie koszty poniesione na organizację konferencji).

4. Wskazane jest ubieganie się przez organizatora konferencji o pozauczelniane środki finansowe na pokrycie jej kosztów, a w szczególności o środki Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego na działalność wspomagającą badania (DWB).

5. W wyjątkowych wypadkach prorektor ds. nauki i współpracy z zagranicą może podjąć decyzję o poniesieniu przez Uczelnię niektórych kosztów, niepowodujących dla Uczelni skutków finansowych w postaci dodatkowego obciążenia budżetu (kosztów udostępnienia sal, nagłośnienia, obsługi itp.). Wszelkie pozostałe koszty muszą być finansowane przez organizatorów konferencji (materiały promocyjne, informacyjne i konferencyjne, zakwaterowanie uczestników, wyżywienie itp.).

6. Jednostki organizacyjne Uczelni współpracują z organizatorami konferencji w zakresie obsługi logistycznej, finansowej, prawnej, promocji itp.

7. Środki pozostałe po pokryciu wszystkich kosztów związanych z organizacją konferencji (na zasadach samofinansowania) pozostają na subkoncie jednostki organizującej konferencję (np. do dyspozycji kierownika katedry).

Sposób opisywania rachunków i faktur

Zgodnie z Zarządzeniem nr 98/2009 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 03.09.2009 roku każda faktura bądź rachunek musi zawierać:

- opis przedmiotu faktury lub rachunku (np. książka, oprawa pracy, ksero materiałów naukowych, itp.),
- określenie pochodzenia środków (badania statutowe, projekt badawczy, itd.),
- zatwierdzenie pod względem merytorycznym (podpis i imienną pieczątkę kierownika Katedry),
- numer ZP i tryb ustawy - prawo zamówień publicznych, w jakim zamówienie zostało zrealizowane lub zapis "Nie stosuje się przepisów ustawy - prawo zamówień publicznych" wraz z podaniem numeracji właściwego przepisu z art. 4 ustawy - prawo zamówień publicznych,

- datę wpływu faktury/rachunku do Uczelni,

- informacje dotyczące podatku VAT (jedna z 3 możliwości: zakup służy działalności opodatkowanej podatkiem VAT albo zakup służy działalności opodatkowanej i zwolnionej z podatku VAT albo zakup służy działalności zwolnionej z podatku VAT).

Przykładowy opis faktury za zakupy dokonywane ze środków przyznanych na badania:

Zakupione książki są potrzebne do realizacji tematu badań statutowych nr "51102-xxx"
Zakup służy działalności zwolnionej z podatku VAT, data wpływu faktury: dd.mm.rrrr.
(Zgodnie z zapotrzebowaniem nr ...)*

Podpis kierownika tematu
PIECZĘĆ Kierownika Katedry + Nr pełnomocnictwa

* Jeżeli są to zakupy książek powyżej 150 euro lub inne (niezależnie od wartości), to na rachunku/fakturze należy podać numer zapotrzebowania dotyczącego danego kosztu np. zgodnie z zapotrzebowaniem nr K.../01/12 (każda Katedra prowadzi swój rejestr zapotrzebowań - sugerujemy zawarcie inicjału Katedry w numerze zapotrzebowania).

Faktury lub rachunki nie zawierające wszystkich opisanych elementów nie będą przyjmowane do realizacji.

Niezbędnym załącznikiem do faktury/rachunku jest kserokopia zapotrzebowania, na które powołano się w opisie.