Zarządzenie nr 24/2010 z dnia 28 maja 2010 roku w sprawie procedury dotyczącej dokumentacji i zasad obsługi zagranicznych wyjazdów służbowych łączonych z wyjazdami prywatnymi:

http://www.ue.poznan.pl/att/REKTORAT/Zarzadzenia/2010/Zarzadzenie_2010_024.pdf

Informacja dotycząca procedury związanej z wyjazdami zagranicznymi pracowników oraz przyjmowaniem gości zagranicznych na UEP

1. Każdy służbowy  wyjazd  za granicę wymaga akceptacji  Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą. Dokumentację w powyższej sprawie przed uzyskaniem akceptacji Rektora należy składać w DBNiWZ, pokój 222A. Powinna zawierać dokumenty wymienione w p. 2 i/lub 3,4,5,6. DBNiWZ nie przyjmuje niekompletnych wniosków.

2. Wniosek w sprawie wyjazdu za granicę w celach dydaktycznych, szkoleniowych, naukowo - badawczych powinien zawierać:
- pismo do Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą, prof. dr hab. Macieja Żukowskiego, zawierające informację o celu i terminie planowanego wyjazdu pracownika,
- nazwę partnera zagranicznego zapraszającego pracownika,
- zaproszenie/informację o organizowanym spotkaniu/konferencji,
- tematykę badawczą realizowaną we współpracy z partnerem zagranicznym lub nazwę projektu/ programu współpracy międzynarodowej,
- w przypadku imprezy naukowej należy podać jej nazwę, wraz z tytułem referatu, komunikatu itp. wygłaszanego przez pracownika,
- potwierdzenie przyjęcia referatu, wystąpienia, itp.,
- program imprezy naukowej,
- informacje dotyczące kosztów związanych z wyjazdem: opłaty konferencyjnej i sposobu płacenia, kosztów zakwaterowania, opłaty wizowej itp.,
- informacje dotyczące środka transportu. Odbycie podróży samochodem wymaga akceptacji Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą. W przypadku podróży samochodem należy podać orientacyjną ilość kilometrów, godziny rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz godziny przekroczenia granic,
- druk zapotrzebowania, podpisany przez kierownika jednostki organizacyjnej z określeniem źródła finansowania. Kalkulacji kosztów związanych z wyjazdem dokonuje DBNiWZ
- każdy wniosek musi być zaakceptowany przez kierownika jednostki organizacyjnej.

Wniosek w sprawie wyjazdu musi być złożony z co najmniej 14-to dniowym wyprzedzeniem. Należy wziąć pod uwagę, że ze względu na konieczność uzyskiwania korzystnych cen na połączenia lotnicze, w przypadku taryfy APEX wymaga się złożenia zamówienia  co najmniej miesiąc przed wylotem (w okresie wakacji i świąt nawet wcześniej!). Jeżeli pracownik planuje odbyć podróż pociągiem lub samochodem, wniosek w tej sprawie musi być złożony do DBNiWZ przynajmniej 2 tygodnie przed terminem rozpoczęcia podróży. W przypadku późniejszego złożenia wniosku DBNiWZ nie gwarantuje zakupu biletów i wypłaty świadczeń finansowych przed wyjazdem pracownika. Gdy istnieje konieczność uiszczania opłat związanych z wyjazdem zagranicznym (np. opłaty konferencyjne, opłata za zakwaterowanie) znacznie przed terminem wyjazdu, zaleca się odpowiednio wczesne rozpoczęcie procedury ubiegania się o zgodę na wyjazd i finansowanie wszystkich kosztów związanych z wyjazdem.

Zgodę na przejazd pociągiem I klasy w uzasadnionych wypadkach wydaje Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą. 

Sprawy paszportowo-wizowe  pracownicy Uczelni  załatwiają osobiście we właściwych biurach i urzędach. W przypadku zwrotu kosztów wizy i/lub opłaty wizowej przez Uczelnię pracownik zobowiązany jest przedstawić stosowne rachunki. (http://www.poznan.uw.gov.pl/procedury_so.html). 

3. Osoby delegowane przez Uniwersytet Ekonomiczy w Poznaniu do odbycia podróży służbowej poza granicami kraju zobowiązane są do zapoznania się z  "Ogólnymi warunkami ubezpieczeń podróżnych INTERTOUR" oraz podpisania "Oświadczenia o ubezpieczeniu".

W przypadku niespełnienia warunków polisy ubezpieczeniowej (m.in. z powodu choroby przewlekłej, przeciwskazań lekarskich do odbycia podróży zagranicznej, itp.) pracownik ma prawo złożyć wniosek do Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą z prośbą o rozszerzenie ubezpieczenia. Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą może podjąć decyzję o:
- stosownym rozszerzeniu warunków polisy i pokryciu jej kosztów przez Uczelnię, albo
- konieczności pokrycia kosztów rozszerzonego ubezpieczenia przez pracownika.

4. W przypadku finansowania całkowitych lub częściowych kosztów wyjazdów zagranicznych z różnych środków przypomina się o konieczności złożenia  pisemnego wniosku i uzyskania zgody właściwych osób:
a. decyzję  w sprawie wykorzystania środków na badania własne oraz środków przeznaczonych na służbowe podróże zagraniczne podejmuje  Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą,
b. decyzję w sprawie wykorzystania środków na badania statutowe podejmuje Dziekan właściwego Wydziału,
c. decyzję w sprawie wykorzystania środków grantu/projektu podejmuje Kierownik grantu/ projektu/ dysponent środków.
W przypadku finansowania kosztów z innych źródeł niż środki na badania własne i środki na służbowe podróże zagraniczne,  pismo  zaopiniowane przez kierownika jednostki organizacyjnej ze zgodą właściwej osoby należy przekazać do DBNiWZ (pokój 222, budynek A) do akceptacji Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą, Prof. dr hab. Macieja Żukowskiego.
Pismo dostarczone do DBNiWZ powinno zawierać wskazanie źródeł finansowania wszystkich kosztów wyjazdu.
 
5. Przypomina się o konieczności składania przed wyjazdem właściwego druku delegacyjnego (w odniesieniu do wyjazdów na imprezy o charakterze naukowym, w celach organizacyjnych i innych) lub wniosku o urlop szkoleniowy lub bezpłatny (w celach: prowadzenia badań naukowych, podejmowania działalności dydaktycznej lub szkoleniowych: studia, staże, kursy, praktyki. Wniosek o urlop szkoleniowy dotyczący wyjazdu na okres do jednego miesiąca. W przypadku  wyjazdu powyżej jednego miesiąca pracownik wnioskuje o urlop bezpłatny) adresowanego do Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą. Zaleca się terminowe składanie (przed wyjazdem) w DBNiWZ właściwych druków podpisanych przez kierownika jednostki organizacyjnej i Dziekana stosownego Wydziału.

6. Bezzwłocznie po zakończeniu podróży zagranicznej należy zwrócić polisę ubezpieczeniową do DBNiWZ.

7. Wszelkie wątpliwości związane ze składaniem wniosków w sprawie wyjazdów zagranicznych należy wyjaśniać w DBNiWZ (nr tel.: 9367).

8. Przypomina się o konieczności terminowego składania do DBNiWZ dokumentów finansowych (bilety - w przypadku biletów lotniczych konieczne jest również przedłożenie kart pokładowych, rachunki, również oryginalne rachunki za płatności dokonane transferem bankowym i kartą kredytową np. za zakwaterowanie, opłaty konferencyjne),  potwierdzające wydatki poniesione przez pracownika w trakcie wyjazdu zagranicznego. Całkowite rozliczenie w Kasie Uczelni winno nastąpić w ciągu 14 dni od daty zakończenia podróży zagranicznej, co oznacza konieczność wcześniejszego dostarczenia właściwych dokumentów do DBNiWZ w celu terminowego rozliczenia delegacji przez pracowników Działu. Zwrotu niewykorzystanej zaliczki należy dokonać w kasie Uczelni.

9. Pracownicy wyjeżdżający służbowo za granicę na pobyty długookresowe zobowiązani są we własnym zakresie załatwić w Narodowym Funduszu Zdrowia odpowiednie zaświadczenie, uprawniające ich do korzystania z usług medycznych na terenie krajów unijnych. Szczegóły dostępne na stronie http://www.nfz.gov.pl

10. Pracownicy zamierzający zaprosić gości zagranicznych do naszej Uczelni winni odpowiednio wcześniej uzyskać akceptację zaproszenia przez właściwego przedstawiciela władz Uczelni (Rektor, Prorektorzy wg kompetencji). Pismo w sprawie wypłaty świadczeń dla cudzoziemców - gości Uczelni, rezerwacji hotelu itp. wraz z załącznikami (kopia zaproszenia podpisana lub zaakceptowana przez Rektora lub Prorektora) oraz druk zapotrzebowania należy składać do Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą za pośrednictwem DBNiWZ (pok. 222, budynek A) przynajmniej 2 tygodnie przed terminem rozpoczęcia wizyty gościa.
Jednocześnie zachęca się wszystkich pracowników, doktorantów  i studentów Uczelni do  systematycznego odwiedzania  strony internetowej DBNiWZ, zawierającej m.in. informacje dotyczące działalności badawczej, ofert stypendialnych, konferencji zagranicznych, międzynarodowych programów współpracy, wzory druków itp. Informacje te dostępne są również w pokoju 221, budynek A w godzinach 11.00 - 13.00 oraz w gablocie DBNiWZ, znajdującej się w budynku A, klatka A2,  pomiędzy I i II piętrem.

Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą